إعداد سجل مواد يجتاز التدقيق

سجل المواد هو المستند الذي يعيده المدققون أكثر من غيره، لا لأنه خاطئ، بل لأنه ناقص.

الأعمدة الواجب توفرها

1. اسم المادة — كما هو مطبوع تمامًا على عبوة المورّد، لا الاسم العام.
2. الاسم التجاري والرمز — حين يستخدم المورّد رمزًا للمنتج.
3. المورّد ومصنع الإنتاج — كلاهما، فهما يختلفان كثيرًا.
4. بلد المنشأ.
5. رقم شهادة الحلال للمادة وتاريخ سريانها.
6. الجهة المُصدِرة — وللمواد المستوردة تأكّد أن الجهة معترف بها لدى BPJPH.
7. حالة الحرجية — حرجة أو غير حرجة أو مستثناة.
8. المستندات الداعمة — رقم وتاريخ كل مستند مرفق.

أكثر الأخطاء شيوعًا

• ذكر اسم عام ("صبغة حمراء") بدل الاسم المحدد.
• انتهاء صلاحية شهادة حلال المادة قبل موعد التدقيق.
• إغفال المواد المساعدة لأنها لا تظهر في التركيب النهائي.
• بقاء مواد متوقفة في السجل، فيطلب المدقق مستندات غير موجودة أصلًا.

عادة عملية

خصّص مجلدًا لكل مادة يضم الشهادة والمواصفة وشهادة التحليل، وسمِّ الملفات بنمط ثابت. وحين يطلب المدقق دليلًا على مادة بعينها، تفتح مجلدًا واحدًا بدل البحث في خمسة أماكن.

واضبط تذكيرًا قبل ٩٠ يومًا من انتهاء كل شهادة مادة. فانتهاء شهادة المورّد هو السبب الأول للإخفاق في إعادة التدقيق.